Diseño de eventos virtuales

La mayoría de los eventos se trasladaron a formatos virtuales debido a la COVID-19 y algunos permanecerán virtuales en el futuro, lo que presenta nuevos desafíos y oportunidades creativas. A continuación, se ofrecen algunos consejos para diseñar un evento digital que sea accesible e inclusivo.

DESARROLLADO EN ASOCIACIÓN CON ADCOLOR, DISABILITY:IN, GLAAD Y TANENBAUM

Por dónde comenzar

  • Esfuérzate por asegurarte de que tu lista de asistentes y la lista de oradores incluyan representación de orientación sexual, identidad de género, raza y etnia, discapacidad, perspectivas, geografías y edades.
  • Consulta un calendario interreligioso para evitar programar eventos en cualquier festividad cultural o religiosa importante. También, ten en cuenta los horarios de oración, los requisitos religiosos y los compromisos familiares relacionados que podrían crear conflictos de programación para los oradores o asistentes.
  • Asegúrate de que tu sitio web funcione para todos los usuarios aplicando los principios de accesibilidad web durante todo el ciclo de vida del proyecto y trabaja con tu equipo de diseño y desarrollo para cumplir con las pautas WCAG de accesibilidad.
  • Considera una plataforma digital con funciones y capacidades de accesibilidad integradas (como subtítulos automáticos y texto alternativo).
  • Considera implementar un Código de conducta para tu evento virtual o requerir que todos los asistentes reconozcan una política contra el acoso antes de asistir.
  • Si planeas enviar elementos físicos para complementar o mejorar tu evento virtual, asegúrate de considerar las restricciones dietéticas (incluidas las opciones sin alcohol), los procedimientos de manipulación segura, el peso y el tamaño de la entrega y la sostenibilidad del empaque.
  • Aléjate de cualquier sitio o componente de activo físico que presente ruidos repentinos para adaptarte a las personas neurodivergentes.
  • Considera la posibilidad de contratar proveedores o activos creativos de empresas, pequeñas empresas, agencias y/o proveedores con propietarios y grupos de talentos subrepresentados.

Considera incluir los siguientes campos en tu formulario de registro para comprender mejor a los asistentes y mejorar la programación futura. Asegúrate de que siempre haya un campo de texto en blanco para identificarse a sí mismo y una opción para negarse a responder.

  • Elección de nombre.
  • Pronombres utilizados (ella, él, elle, [campo en blanco], prefiero no responder).
  • Género (sin género, mujer cisgénero, hombre cisgénero, queer, no binario/expansivo, mujer transgénero, hombre transgénero, [campo en blanco], prefiero no responder).
  • Raza o etnia.
  • Un campo de texto abierto para indicar las necesidades de accesibilidad y adaptación. Asegúrate de que toda la información se mantenga privada y se distribuya solo a las personas que manejan las solicitudes de adaptación. Si parece que no podrás cumplir con una solicitud específica, realiza un seguimiento con el asistente para determinar si pueden llegar a un acuerdo alternativo.

Cómo crear una comunidad

Considera crear listas de correo u organizar reuniones más pequeñas antes, durante o después de tu evento para generar pertenencia y confianza entre los asistentes subrepresentados. Invita a los asistentes por grupos como identidad racial y aliados, identidad de género y aliados, asistentes por primera vez o propietarios de pequeñas empresas.

Subtítulos

Ofrece subtítulos o interpretación en lengua de señas durante el evento para aumentar su accesibilidad (consulta “Por dónde comenzar” para obtener detalles sobre cómo preguntar sobre adaptaciones de accesibilidad en tu formulario de registro). Si usas Google Meet, puedes activar los subtítulos en vivo en tu reunión. De lo contrario, puedes buscar proveedores que proporcionen subtítulos de traducción en tiempo real para acceso a la comunicación (CART, por sus siglas en inglés) o interpretación de lengua de señas estadounidense (ASL).

CONSIDERA

Si publicas un video de tu evento en YouTube, usa la tecnología de reconocimiento de voz para crear subtítulos automáticamente.

Cómo desarrollar el contenido

Asegúrate de que tu lista de oradores y tu plan de contenido se adapten a las normas de accesibilidad e incluye a personas de entornos poco representados.

Busca una formación diversa de oradores. Asegúrate de relacionarte con los oradores con anticipación para comprender qué temas no pueden tocarse y ten cuidado de no generalizar ni utilizar su identidad como su característica definitoria (a menos que ese sea el enfoque del contenido).

Ten en cuenta la duración de las presentaciones para adaptarte a personas neurodivergentes y personas con otras discapacidades.

Diseño

  • Escribe las presentaciones y los guiones en un lenguaje sencillo: evita la jerga, los acrónimos y los modismos que puedan causar confusión con la interpretación de lengua de señas o los subtítulos. Si debes hacer referencia a un acrónimo, asegúrate de definirlo por adelantado.
  • Asegúrate de que las presentaciones cumplan con las pautas de accesibilidad para el tamaño del texto y el contraste de color. Lee nuestras ideas de marketing inclusivas para personas con discapacidad o las pautas de accesibilidad de la NDRC para conocer más detalles.
  • Muestra los pronombres de cada persona al crear títulos de oradores y gráficos de tercios inferiores (por ejemplo, “Nombre y apellido, gerente, ella”).
  • Evita el uso de colores que puedan ser estereotipados para grupos de personas, como el rosa para las mujeres.

Medios de comunicación

  • Asegúrate de que la fotografía, las ilustraciones, los videos y el contenido muestren a personas de entornos subrepresentados que no estén relacionados con sus estereotipos correspondientes.
  • Agrega texto alternativo descriptivo para permitir que los lectores de pantalla lean las imágenes de tu presentación (por ejemplo, “foto de dos personas caminando una hacia la otra en una calle de la ciudad”). En el texto alternativo, considera mencionar la raza o el género (solo cuando sea relevante para la imagen) si se sabe que las personas en la foto han confirmado sus identidades y si la descripción es consistente con otras descripciones.
  • Todas tus imágenes, invitaciones, encuestas y videos deben ser accesibles, incluida la adición de subtítulos y descripciones de audio.
  • Trata de no utilizar gráficos rápidos y parpadeantes para las personas que puedan ser sensibles al movimiento.
  • Evita el uso de colores que puedan ser estereotipados para grupos de personas.
  • Haz un esfuerzo deliberado para considerar a artistas de grupos subrepresentados.
  • Asegúrate de que las opciones musicales estén respaldadas por los oradores y no contengan terminología ofensiva ni refuercen estereotipos (por ejemplo, si presentas a un orador afrodescendiente, esto no significa que debas usar automáticamente música hiphop). Lee nuestras sugerencias para opciones de música inclusivas para obtener más detalles.

Preparación del orador

Antes de la presentación

  • Usa colores sólidos para el contraste, evita las ventanas o la iluminación detrás del orador y haz un uso mínimo de los fondos físicos para ayudar a las personas con baja visión. Ten cuidado con los fondos virtuales, ya que tienden a no incluir todos los tipos de cabello.
  • Siempre debes mostrar video de los oradores para las personas que tienen problemas de audición y pueden estar leyendo los labios. Usa una iluminación brillante y uniforme en el rostro y la parte superior del cuerpo que permita que las personas te vean con claridad al hablar. El uso de auriculares con micrófono puede mejorar la calidad del sonido.
  • Si es posible, comparte materiales digitales con anticipación para adaptarte a las personas con discapacidad y aquellas que usan funciones de accesibilidad de texto a voz.

Durante la presentación

  • Pide a todos los oradores que se presenten verbalmente con su nombre, pronombres y una descripción de su apariencia (si se sienten cómodos haciéndolo) antes de hablar, especialmente si hay varios.
  • Haz una pausa entre los temas y describe las instrucciones para silenciar los micrófonos y hacer preguntas para las personas neurodivergentes y las personas con diferentes niveles de atención.
  • Verifica si tu software de videoconferencia tiene una función de “levantar la mano” para moderar las preguntas y apoyar la participación de los asistentes.
  • Haz una pausa después de hacer una pregunta para ayudar a aquellos que no encuentren el botón de silencio rápidamente o que necesiten un minuto para ordenar sus pensamientos.
  • Describe las imágenes y el texto de las diapositivas para que los asistentes con discapacidades visuales puedan seguir la lectura.
  • Da instrucciones descriptivas para la interacción de los participantes y evita mensajes ambiguos como “haz clic aquí”.
  • Resume las respuestas si le pides al público que responda a una pregunta (por ejemplo, “Casi todos levantaron la mano en este momento”).
  • Proporciona diferentes formas, además de la oral, para que las personas participen (por ejemplo, anima a los asistentes a enviar preguntas a través del chat). Asegúrate de que las herramientas de participación, como las encuestas, sean accesibles.